4 Tages Woche_Die unbequeme Wahrheit

Johann Lebenich

CEO & Founder

4 Tages Woche: Die unbequeme Wahrheit

„Die 4 Tages-Woche bringt Produktivitätsverbesserungen“. Solche oder ähnliche Schlagzeilen sehen wir fast jeden Tag. Unter dem Aspekt „Neue Arbeit“ (auch bekannt als New Work) passiert in vielen Unternehmen derzeit ein Umdenken. Ein Paradebeispiel dafür ist die viel diskutierte Vier-Tage-Woche. Welche Modelle gibt es derzeit? Wie sind sie leistbar? Welche Schwierigkeiten bringen sie für Unternehmer? Wie könnten andere Lösungen aussehen?

Die Modelle im Vergleich

Gleitzeit, Home-Office oder Remote Work – mittlerweile haben sich viele neue Arbeitsmodelle entwickelt. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sich viele Arbeitnehmer auch die Vier-Tage-Woche wünschen, und eine intensive Diskussion darüber entfacht wurde.

Diese verspricht angeblich flexibleres und effizienteres Arbeiten und mehr Freizeit. Davon würden somit beide Seiten profitieren: Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Doch ist die Vier-Tage-Woche überhaupt realistisch?

Welche Modelle werden derzeit diskutiert und wie sehen sie aus?

Eine 4-Tage-Arbeitswoche bedeutet, dass tatsächlich nur an vier Tagen pro Woche gearbeitet wird, z.B. von Montag bis Donnerstag oder von Dienstag bis Freitag. Es bedeutet im Wesentlichen, dass die bisher auf fünf Tage verteilten Arbeitsstunden in vier Tagen untergebracht werden müssen.

Im Unterschied zur 30 Stunden Woche ist es nämlich nicht der Fall, dass weniger Wochenstunden abgeleistet werden, sondern es bedeutet, dass die Arbeit nur anders aufgeteilt wird.

Im deutschsprachigen Raum haben sich 3 Varianten herauskristallisiert:

Modell 1: Die 4 Tages-Woche mit gleicher Stundenanzahl. In diesem Fall wird nur vier Tage gearbeitet, dafür aber länger. Die Gehaltsstruktur bleibt gleich, da die gleiche Stundenanzahl an Arbeitsleistung erbracht wird.

Modell 2: Die 4 Tages-Woche mit reduzierter Stundenanzahl. Bei diesem Modell arbeitet der Mitarbeiter zwischen 30 und 32 Stunden für das Unternehmen. Der Lohn wird reduziert und an die Arbeitszeit angepasst.

Modell 3: Die 4 Tages-Woche, bei der es eine geringere Stundenanzahl gibt und der Unternehmer das volle Gehalt bezahlt. Diese Möglichkeit wird vor allem von der Arbeitnehmerseite stark forciert.

Sehen wir uns die Modelle etwas näher an.

Beim Modell 1 hat der Unternehmer den Vorteil, dass er seine Arbeitsleistung erhält und genau dafür den Gehalt bezahlt. Hier ändert sich also nichts.

Aber es gibt auch Nachteile:

Durch die längere Stundenanzahl kann es sein, dass die Gesundheit der Mitarbeiter leidet. Dies wiederum könnte sich in vermehrten Krankenständen auswirken.

Die Problematik von Überstunden wird durch eine schon längere Arbeitszeit und durch Gesetze deutlich verschärft.

Am vereinbarten Tag wird nicht gearbeitet. Das kann in einem Unternehmen, das mit Kunden zu tun hat, zusätzliche Probleme bringen, wenn zum Beispiel am Freitag niemand erreichbar ist. Die Kundenakzeptanz und Kundenzufriedenheit leiden darunter.

In der Version 2 gibt es für den Unternehmer abermals den Vorteil, dass er nur für die erbrachte Arbeitszeit bezahlt.

Insgesamt gesehen ist es aber so, dass er ca. 20% weniger Leistung durch seine Mitarbeiter hat. Wenn man das auf die Produktivität umlegt, kann es sein, dass auch 20% weniger Output und Gewinn erzielt wird. Diese Situation ist für manche Unternehmen allerdings schwer möglich.

Einerseits sind sie im Wettbewerb mit anderen Firmen, und andererseits müssen sie Kosten, die voll berechnet werden trotzdem abdecken. Keine befriedigende Situation.

Im 3. Modell verschärfen sich die Nachteile des Unternehmers deutlich. Er erhält eine Arbeitsleistung von 4 Tagen und bezahlt für 5 Tage. Die Lohnkosten im Vergleich zur erbrachten Arbeit steigen deutlich an. Eine Lücke, die für viele Unternehmer kaum tragbar ist.

Die einzige Möglichkeit diese Lücke zu schließen, ist die Erhöhung der Produktivität. Das bedeutet: In der verbliebenen Zeit muss der Ertrag um ca. 20% gesteigert werden, um die Lohnkosten aufzufangen.

Damit steigt allerdings die Arbeitsbelastung abermals an und die Grundidee der 4 Tages-Woche wird damit nicht erfüllt.

Als Unternehmer hast du nun die Möglichkeit zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, um diese Lücke zu schließen. Das bringt allerdings 3 Schwierigkeiten mit sich:

Aufgrund des Fachkräftemangels sind Mitarbeiter nicht oder nur sehr schwer zu bekommen.
Die Situation, dass nur an 4 Tagen gearbeitet wird, ändert sich nicht, da neue Mitarbeiter natürlich auch dieses Modell für sich beanspruchen werden.
Die steigenden Lohnkosten UND die Lücke der Lohnkosten muss geschlossen werden. Das bedeutet die Auftragslage muss überproportional steigen. Nicht immer ist das auch möglich.

Kleine Meetingräume, versteckte Ecken in einem Hotel oder der Schatten eines Baumes können Abhilfe schaffen, um ungestört zu arbeiten.

Spielregeln mit der Familie wurden ausgesprochen. Wann verbringt man Zeit miteinander, wann wird gearbeitet, wo trifft man sich, was machen die Kinder, während der Unternehmer arbeitet, sind nur einige Themen, die geklärt werden müssen.

Wird jeden Tag gearbeitet, gibt es Kernzeiten, wo wird welches Thema erledigt sind ebenfalls zu überlegen, bevor man sich auf den Weg macht. Denn wahrscheinlich wird es andere Personen, die auf der Liege im Ruhebereich des Hotels wenig freuen, wenn man lautstark mit Mitarbeitern telefoniert. Bearbeitet man aber ein Konzept, das man am iPAD hat, wird es niemand mitbekommen.

Unbedingt geprüft werden muss, ob und in welcher Form der IT- und Arbeitsbereich abgesichert wird, wenn man den Laptop glühen lässt. Hier gibt es Anforderungen an die unternehmensgebundene Sicherheit, aber auch an die Ausstattung vor Ort.

Leistbarkeit für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Auf den ersten Blick mag das Modell der 4-Tages-Woche sehr positiv erscheinen. Es bringt aber auch eine Reihe von Nachteilen mit sich. Der größte Nachteil ist aus meiner Sicht die Leistbarkeit. Sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer.

Die Frage ob sich dein Unternehmen eine 4 Tages-Woche leisten kann, bringt aber auch einige soziale Komponenten mit sich.

Am Anfang stellen es sich viele Mitarbeiter deutlich einfacher vor, zehn Stunden am Tag zu arbeiten. Wie schon besprochen beginnen die ersten Probleme bereits beim Thema Überstunden. Höchstarbeitszeiten dürfen nicht überschritten werden, um nicht Schwierigkeiten mit den jeweiligen Arbeitszeitgesetzen zu bekommen.

Mitarbeiter mit kleinen Kindern haben es meistens schwer, eine Betreuungseinrichtung über einen Zeitraum von 10 Stunden zu finden.

Es ist nachgewiesen, dass die Konzentrationsfähigkeit des Menschen nach fünf bis sechs Stunden am Tag deutlich nachlässt.

Kann die Produktivität der Mitarbeiter demnach wirklich steigen, wenn die Arbeitszeit von acht auf zehn Stunden aufgestockt wird?

Die Situation des Urlaubsanspruches ist ebenfalls ein Thema, das viele Unternehmer und Mitarbeiter beschäftigt. In vielen Fällen kann sich der Urlaubsanspruch ebenfalls reduzieren. Wenn das nicht der Fall ist, klafft die Lücke zwischen Arbeitsleistung und Bezahlung noch weiter auf.

Nehmen wir an, dass am Freitag nicht gearbeitet wird. Was passiert. Die Freitagsumsätze fallen weg. Gerade im Dienstleistungsbereich würde das bedeuten, dass es keinen Umsatz gibt (weniger Produktivität) und die Dauer der Bearbeitung von Kundenanliegen verlängert wird (Kundenzufriedenheit).

In der Dienstleistungsbranche spielt der rechtzeitige Service eine wichtige Rolle. Weniger Service bedeutet weniger zufriedene Kunden.

Du hast zwar die Möglichkeit mittels „Job-Sharing“ jedem Mitarbeiter individuell einen anderen Tag freizugeben. Ob das von ihnen angenommen wird, ist aber nicht sicher. Zusätzlich schaffst du dir einen organisatorischen Zusatzaufwand, der auch administriert werden muss.

Mögliche Lösungen

In der Vergangenheit haben wir hautnah erlebt, wie schwierig der Übergang zu einem neuen Arbeitsmodell sein kann. Inzwischen sind die Arbeitszeiten und Lösungen individuell und so unterschiedlich wie noch nie.

Um zu einer lebbaren Lösung zu kommen, gibt es 3 Möglichkeiten:

Die Einführung der 4 Tages Woche: Die Thematik habe ich ja inzwischen beleuchtet. Der größte Nachteil dabei ist: Die Betrachtung der Arbeitsleistung mit der Dimension Zeit. Da bedeutet: Ich messe die Arbeitsleistung in Zeit und nicht in Output.
Eine andere Art zu denken: Wie schon beschrieben ist die Zeitmessung nicht mehr die Lösung. Es braucht andere Ansätze die Leistung und die Produktivität neu zu definieren. Dabei müssen sowohl die Bedürfnisse von Arbeitgebern und Arbeitnehmern berücksichtigt werden. Wann gibt es die meiste Arbeit im Unternehmen, wie kann diese abgedeckt werden oder wie können unproduktive Zeiten besser durch Mitarbeiter oder Unternehmer genutzt werden. Beispielsweise könnten Eltern am Vormittag zwischen 10 und 12 Uhr Zeit für den Spielplatz einplanen, und am Nachmittag die Arbeit erledigen. In dieser Zeit arbeitet nur ein Teil der Mitarbeiter, wogegen am Nachmittag wo der größte Arbeitsanfall ist, alle arbeiten.Die Flexibilität und die Zufriedenheit würden deutlich steigen.
New Work Modelle: Ist die Arbeitszeit nicht mehr das Messkriterium können neue Arbeitszeitmodelle entstehen. Die beste Möglichkeit ist, sein Unternehmen auf Remote-Work umzustellen. Das bringt nicht nur für Mitarbeiter den Vorteil viel Individueller und flexibler zu agieren, sondern vor allem für den Unternehmer. Werkzeuge zur Zusammenarbeit machen diese Form der Arbeit leicht umsetzbar.

Fazit:

Eine 4-Tage-Woche löst nicht alle Probleme. Wenn dein Unternehmen unterbesetzt ist und du zu viele Aufgaben auf einmal hast, kann auch eine kürzere Arbeitswoche nicht helfen.

Es braucht andere Ansätze, um die Unternehmerthemen zu lösen. Wie das möglich ist, habe ich in diesem Beitrag beschrieben.